Fakss (telekopēšana): definīcija, darbības princips un priekšrocības

Uzzini, kas ir fakss, kā tas darbojas un kādas ir priekšrocības uzņēmumiem — drošība, juridiska atzīšana un izmaksu optimizācija salīdzinājumā ar internetu.

Fakss (saīsinājums no faksimila) jeb telekopēšana ir skenēta drukātā materiāla (gan teksta, gan attēlu) nosūtīšana uz tālruņa numuru, kas savienots ar printeri vai citu izejas ierīci. Faksa ierīce vai pakalpojums pārvērš dokumenta attēlu elektroniskā formā un nodod to attiecīgajai saņēmēja ierīcei pa tīkliem, parasti izmantojot telefoniju vai internetu.

Kā fakss darbojas

Parasti process norit šādi:

• Dokuments tiek skenēts ar faksa aparātu (vai telekopētāju) — skeneris pārvērš lapu par pikseļu tīklu jeb bitkartē, kurā atspoguļots teksts un attēli.
• Bitkartei tiek piemērota kompresija (lai samazinātu pārraides laiku) un tā tiek kodēta atbilstoši faksa protokolam.
• Kods tiek nosūtīts pa tālruņa līniju vai datu savienojumu; saņemšanas galā faksa aparāts dekodē datus un izdrukā papīra kopiju.

Dažas tehniskās detaļas, ar ko var saskarties:

• Izšķirtspēja parasti tiek mērīta punktos uz collu (dpi) — čētāka izšķirtspēja dod labāku attēlu, bet palielina datu apjomu.
• Izplatītākās kompresijas metodes ir MH, MR un MMR, kas tiešā veidā ietekmē pārraides ātrumu.
• Dažās sistēmās tiek izmantots ECM (Error Correction Mode) — kļūdu labošanai pārraides laikā.

Faksa veidi un mūsdienu tehnoloģijas

• Analogie faksa aparāti — klasisks veids, kas izmanto PSTN (parasto tālruņa) līniju.
• Digitālie / IP faksi (FoIP) — fakss tiek nosūtīts pa datu tīklu (internetu) izmantojot VoIP protokolus; tas samazina izmaksas, bet var prasīt īpašu konfigurāciju.
• Interneta fakss (e-fakss) — dokumentu augšupielādē e-faksa pakalpojumā, kur tas tiek pārsūtīts kā e-pasts vai izdrukāts pie saņēmēja faksa servera.
• Faksa serveri — uzņēmumos bieži izmanto centrālus serverus, kas saņem, glabā un pārsūta ienākošos/izejošos faksa ziņojumus digitāli.
• Daudzfunkcionālas ierīces — mūsdienu printeri/scanner/faksa ierīces apkopo vairākas funkcijas vienā iekārtā.

Priekšrocības

• Vienkārša izmantošana — daudz cilvēku to saprot un var izmantot bez sarežģītām konfigurācijām.
• Likumiska derīguma priekšrocības — dažās valstīs parakstīti dokumenti, nosūtīti pa faksu, tiek plašāk atzīti nekā tikai elektroniski parakstīti (sk. elektroniskie paraksti).
• Ātrums un pieejamība — nozīmīgu dokumentu ātra nodošana, ja ir pieejama faksa līnija.
• Viegla integrācija biroja darbplūsmā — faksa serveri ļauj nosūtīt, saglabāt un arhivēt ziņojumus elektroniski.

Trūkumi un ierobežojumi

• Kvalitātes zudums — skenētie attēli, īpaši sarežģīti grafiki vai smalks fonts, var zaudēt kvalitāti.
• Drošības riski — tradicionālais fakss pārraida datus pa telefonijas tīklu, kurus var pārtvert; arī nepareizi nosūtīti faksi var nonākt nepareizām rokām.
• Izmaksas un uzturēšana — atsevišķām organizācijām papīra izmaksas, šīs līnijas un iekārtu uzturēšana var būt dārga salīdzinājumā ar e-pastu.
• Samazināta popularitāte — ar interneta pakalpojumu un digitālo dokumentu izplatību fakss tiek aizstāts modernākām metodēm.

Drošība un privātums

Fakss tradicionāli tiek uzskatīts par drošu, jo tas nodod dokumentu tieši no ierīces uz ierīci bez starpnieka glabāšanas. Tomēr faksa signālu pa tālruņa līniju var pārtvert. Savukārt sūtīšana pa internetu bez aizsardzības ir vēl vieglāk pārtverama — taču šo risku mazina šifrēšana un drošas e-faksa platformas. Lai palielinātu privātumu, izmanto šādas prakses:

• kontrolēta pieeja faksa ierīcei (kad saņemtais fakss tiek ātri izņemts no iekārtas);
• pārskatītas piegādes un adresēšanas procedūras;
• šifrētas pārsūtīšanas metodes vai droši e-pasta kanāli, ja fakss tiek nogādāts elektroniski;
• izmantojot cover sheet un paroli aizsargātus dokumentus sensitīvai informācijai.

Fakss uzņēmējdarbībā un mūsdienu alternatīvas

Daudzas organizācijas turpina izmantot faksu juridisku prasību vai klientu pieraduma dēļ. Tomēr arvien biežāk tiek izvēlētas alternatīvas, piemēram, drošs e-pasts, dokumentu parakstīšana ar kvalificētu elektronisko parakstu un e-faksa pakalpojumi. Dažos uzņēmumos atsevišķus faksa aparātus aizstāj faksa serveris, kas saņem un glabā ienākošos ziņojumus elektroniski; serveri tos var izsūtīt lietotājiem uz papīra vai pa drošu e-pastu, samazinot izdrukas un nepieciešamo ienākošo tālruņa līniju skaitu.

Kad izvēlēties faksu?

Fakss var būt laba izvēle, ja:

• pastāv likumiskas vai nozares prasības attiecībā uz papīra kopijām ar parakstu;
• saņēmējs prasa dokumentu tieši faksa veidā;
• ir nepieciešams ātri nosūtīt parakstītu dokumentu, un nav pieejams drošs interneta kanāls.

Apkopojot — lai gan fakss nav tik populārs kā agrāk, tas joprojām ir dzīva tehnoloģija ar specifiskām priekšrocībām un pielietojumu jomām. Izvēloties starp faksu un modernām digitālām metodēm, svarīgi novērtēt drošību, juridiskās prasības un izmaksas.

Jautājumi un atbildes

J: Kas ir fakss un ko tas nozīmē?

J: Kā dokuments tiek pārsūtīts, izmantojot faksa aparātu?

J: Kādas ir dažas faksa aparātu izmantošanas priekšrocības?

J: Kā var nodrošināt interneta ziņojumu drošību?

J: Kāpēc faksa tehnoloģija ir saskārusies ar interneta metožu konkurenci?

J: Kā daudzos uzņēmumos ir aizstāti autonomi faksa aparāti?

J: Ko dara telekopētājs?

Meklēt pēc burta