Arhīvs: definīcija, veidi, saglabāšana un arhīvzinātne

Uzzini, kas ir arhīvs: definīcija, veidi, ilgtermiņa saglabāšana un arhīvzinātne. Praktiski padomi, piemēri, arhīvistu loma un likumiskie aspekti.

Arhīvs ir ierakstu kolekcija. Ar šo terminu apzīmē arī vietu, kur šie dokumenti tiek glabāti. Arhīvus veido ieraksti, kas radušies indivīda vai organizācijas dzīves laikā. Kopumā arhīvs sastāv no ierakstiem, kas atlasīti pastāvīgai vai ilgtermiņa saglabāšanai. Ieraksti, kas var būt jebkurā informācijas nesējā, parasti nav publicēti, atšķirībā no grāmatām un citām publikācijām. Arhīvus var veidot arī lielas organizācijas, piemēram, korporācijas un valdības. Arhīvi atšķiras no bibliotēkām ar to, ka arhīvos glabājas unikāli ieraksti. Arhīvus var raksturot kā informācijas "blakusproduktus", kas radušies darbības rezultātā, savukārt bibliotēkās glabājas īpaši autoru radīti informācijas "produkti". Vārds "arhīvs" ir pareizā terminoloģija, savukārt "arhivēt" kā lietvārds vai darbības vārds ir saistīts ar datu sakārtošanu un saglabāšanu, arī datorzinātnēs.

Kas ietilpst arhīvā

Arhīvos var atrast dažādus materiālus: dokumentus (papīra lietas, sūtījumi, protokoli), fotogrāfijas, kartes, plānus, filmu un audio ierakstus, digitālus failus, personu un organizāciju korespondenci, rokrakstus un citus materiālus. Bieži tie ir materiāli, kas dokumentē vēsturiskas, juridiskas, administratīvas vai kultūras norises.

Arhīvu veidi

• Valsts arhīvi: glabā valsts un pašvaldību institūciju dokumentus, tiesību aktus, oficiālus ierakstus.
• Publiskie un reģionālie arhīvi: dokumentē vietējo vēsturi un sabiedriskās dzīves norises.
• Korporatīvie un institucionālie arhīvi: uzņēmumu un organizāciju iekšējie ieraksti.
• Privātie un ģimenes arhīvi: personu vēstures, memuāri, korespondence.
• Tematiskie arhīvi: orientēti uz konkrētām jomām — kultūru, mākslu, zinātni, darba kustību u.c.
• Digitālie arhīvi: tīmekļa arhīvi, digitālie repozitoriji un elektroniskie ieraksti.

Saglabāšana un konservācija

Arhīvu saglabāšana ietver gan fizisko materiālu, gan digitālo ierakstu aizsardzību. Galvenie saglabāšanas principi:

• Vide: kontrolēta temperatūra un relatīvais mitrums (parasti vēlamais diapazons papīram ir aptuveni 16–20 °C un 30–50% RH), laba ventilācija un aizsardzība pret tiešu saules gaismu.
• Pareizas iepakošanas materiālu izmantošana: neitrālas, bezkļūdīgas kastes, mapes un aizsargpārvalki, kas neietekmē materiālu ķīmiju.
• Rokasspējas noteikumi: tīras rokas vai cimdu lietošana, dokumentu atbalsts un uzmanīga manipulēšana.
• Konservācija: restaurācijas un konservācijas darbi bojātiem materiāliem, lai novērstu turpmāku degradāciju.
• Katastrofu plānošana: pasākumi ūdens, uguns, pelējuma un citu avāriju risku samazināšanai un ātrai atjaunošanai.

Digitālā saglabāšana

Digitālie ieraksti prasa īpašu pieeju: ilgtermiņa saglabāšanai izmanto standartizētus formātus (piem., TIFF, PDF/A), regulāru dublēšanu, datu integritātes pārbaudes (checksums) un migrāciju uz jaunākām platformām, ja nepieciešams. Digitālajos arhīvos svarīga ir arī metadatu izmantošana — tie apraksta ieraksta saturu, izcelsmi un tehniskos parametrus, lai nodrošinātu meklēšanu un autentiskumu.

Iegūšana, atlase, iekārtotība un aprakstīšana

Arhīvu darbs sastāv no vairākām pamatdarbībām:

• Iegūšana (acquisition): materiālu pieņemšana no radītājiem vai ierakstu devējiem; līgumu un nodošanas noteikumu noformēšana.
• Atlase (appraisal): izvērtēšana, kuri ieraksti ir nozīmīgi saglabāšanai ilgtermiņā atbilstoši arhīva misijai un likumdošanas prasībām.
• Arranžēšana (arrangement): loģiska un izcelsmi saglabājoša dokumentu kārtošana, lai saglabātu kontekstu.
• Aprakstīšana (description): sagatavojot katalogus, indeksus vai arhīvu galvenības (finding aids), bieži izmanto starptautiski atzītas standartizētas formas, kas palīdz pētniekiem atrast materiālu.

Pieejamība, publiskums un ierobežojumi

Arhīvi nodrošina piekļuvi pētniekiem, studentiem, žurnālistiem un sabiedrībai, taču pieejamība var būt ierobežota ar:

• privātuma un datu aizsardzības prasībām (personu dati);
• autortiesībām un komerciālām nosacījumiem;
• materiālu stāvokli — daļai dokumentu piekļuve jāpārrauga, lai izvairītos no bojājumiem;
• drošības apsvērumiem, ja materiāli satur sensitīvu informāciju.

Daudzi arhīvi piedāvā digitālas kopijas vai reprodukcijas, elektroniskus katalogus un konsultācijas lasītavās.

Arhīvzinātne

Arhīvzinātne ir zinātnes un prakses joma, kas pēta arhīvu veidošanos, klasifikāciju, saglabāšanas metodes, pieejamību un arhīvu lomu sabiedrībā. Tā ietver teorētiskus jautājumus (piem., autentiskuma un uzticamības nodrošināšana) un praktiskas metodes (dokumentu apraksts, konservācija, digitālā arhivēšana). Arhīvzinātne sadarbojas ar bibliotēkzinātni, muzeoloģiju, informācijas tehnoloģijām un tiesību zinātni.

Profesija: arhīvists

Personu, kas strādā arhīvos, sauc par arhīvistu. Arhīvists veic dokumentu izvērtēšanu, klasificēšanu, saglabāšanu un piekļuves nodrošināšanu. Darbs prasa zināšanas par konservāciju, metadatu standartiem, arhīvu normatīvo regulējumu, kā arī prasmes strādāt ar pētniekiem un sabiedrību. Mūsdienās arvien svarīgākas ir arī IT prasmes digitālo arhīvu pārvaldībā.

Juridiskie un ētiskie aspekti

Arhīvu darbību regulē nacionālā likumdošana par arhīviem, autortiesību normām, datu aizsardzību un valsts noslēpuma aizsardzību. Arhīvisti un iestādes risina ētiskus jautājumus, piemēram, piekļuvi sensitīvai informācijai, komercializāciju un dokumentu konteksta saglabāšanu.

Praktiski padomi lietotājiem

• Pirms apmeklējuma pārbaudiet arhīva darba laiku, piekļuves nosacījumus un nepieciešamo identifikāciju.
• Meklējiet elektroniskos katalgus un priekšmetu aprakstus, lai precizētu meklējamo materiālu.
• Ievērojiet lasītavas noteikumus — nesmērēt dokumentus, neizmantot piederumus, kas var bojāt materiālus, fotografēt pēc noteikumiem.
• Ja vēlaties izmantot datus publikācijai, pārliecinieties par autortiesību un citām izmantošanas atļaujām.

Secinājums

Arhīvi ir būtiska sabiedrības atmiņa — tie glabā unikālu informāciju, kas dokumentē cilvēku, organizāciju un valsts darbību. Kvalitatīva saglabāšana, aprakstīšana un pieejamības nodrošināšana palīdz saglabāt šo informāciju nākamajām paaudzēm un veicina vēstures, tiesību, zinātnes un kultūras pētījumus.

Jautājumi un atbildes

J: Kas ir arhīvs?

Q: Kāda ir atšķirība starp arhīvu un bibliotēku?

J: Kādas ir arhīvista funkcijas?

J: Kādi ir arhīvu avoti?

J: Kāda ir pareizā terminoloģija ierakstu kolekcijai?

J: Kas ir arhīvu zinātne?

Vai arhīvos esošie ieraksti vienmēr tiek publicēti?

Meklēt pēc burta